Artigo escrito por,
Richard Trevino II Consultor, Coach e Escritor de Liderança Internacional
Com as pessoas obrigadas a ficar em casa para sua segurança, mas ainda precisando continuar trabalhando, as reuniões virtuais tornaram-se a principal forma de comunicação entre líderes e seus funcionários. É claro que, mesmo antes da pandemia, a maioria das empresas vem realizando reuniões virtuais para evitar ser prejudicada pela distância, principalmente em um mercado global em crescimento. No entanto, as reuniões virtuais também apresentam problemas. A falta de equipamento adequado, como uma boa conexão com a Internet, pode causar atrasos e falhas na comunicação entre as partes. Manter o foco também é uma preocupação. É responsabilidade do líder garantir que cada membro da equipe tenha tudo o que precisa para garantir a eficácia de suas reuniões virtuais.
1. Certifique-se de que todos estão com suas câmeras ligadas (não use apenas áudio).
As videoconferências são muito mais eficazes do que as audioconferências. Um estudo recente da Gigaom descobriu que “87% dos trabalhadores remotos se sentem mais conectados com o uso de videoconferência”. Isso garante que cada pessoa em sua reunião virtual esteja focada e envolvida. Sem os vídeos, os participantes podem realizar várias tarefas ao mesmo tempo ou sair da reunião. Por estarem “na frente das câmeras”, as pessoas tendem a ficar alertas e focadas. Você obterá mais produtividade quando todos puderem monitorar uns aos outros. Torne obrigatório ter a câmera ligada.
2. Conecte-se com seu pessoal com empatia e preocupação genuína.
As reuniões virtuais geralmente podem parecer frias e distantes. Para evitar isso, você precisa mostrar empatia por seu grupo. É normal mostrar preocupação genuína por eles. Desta forma, você pode se conectar com eles. Agradeça a todos na sala virtual, não apenas durante uma lista de chamada no início da reunião, mas também durante a própria reunião. Deixe que todos conversem para que também possam compartilhar suas ideias (falaremos mais sobre isso mais tarde). Quando você permite que eles compartilhem suas ideias, isso mostra que você valoriza suas opiniões.
Além disso, certifique-se de que o desrespeito não seja tolerado durante a reunião. Se parecer que alguém está sendo desrespeitado, interponha-se e enfatize a necessidade de respeito. Além disso, se você estiver se reunindo com outras pessoas de fusos horários diferentes, considere seus fusos horários também. Defina um horário de reunião que seja conveniente para todos. Por exemplo, se eles forem necessários apenas para um tópico específico, permita que fiquem apenas durante aquela parte da reunião. Dessa forma, você mostra ao seu pessoal que também se preocupa com o bem-estar deles.
3. Pergunte se eles precisam de algo.
Certifique-se de perguntar ao seu pessoal sobre quaisquer problemas que eles possam encontrar. Embora possa parecer surpreendente, nem todo mundo tem tudo de que precisa para ter uma reunião virtual eficaz. Por exemplo, se eles não tiverem uma configuração de desktop ou notebook, serão forçados a usar seus telefones, o que cria mais ruído de fundo. O ruído de fundo distrai. Se houver uma maneira de sua empresa fornecer esses itens para seus funcionários, com a ressalva de que o equipamento só seria usado para o trabalho quando eles estiverem em casa, considere fazê-lo. Provavelmente, eles só precisam de um ou dois itens para concluir suas configurações, como a câmera ou um microfone e fone de ouvido dedicados. Se isso não for possível e seus funcionários puderem comprar os seus próprios, considere dar-lhes recomendações sobre quais equipamentos adquirir.
4. Dê às pessoas a oportunidade de compartilhar seus pensamentos.
Apesar da necessidade de permanecer no tópico, certifique-se de permitir que outras pessoas compartilhem suas ideias. Como líder, é seu trabalho facilitar a reunião para que todos permaneçam no tópico, mas dê a cada indivíduo dois a três minutos para fazer perguntas, levantar preocupações, fornecer atualizações etc. Como facilitador, você coordena as reuniões, quando mais indivíduos extrovertidos começam a dominar a reunião, intervêm e direcionam as perguntas aos indivíduos mais calados. Dessa forma, você pode obter a opinião de todos. Também permite que você garanta que todos estão realmente participando e se engajando.
5. Defina uma agenda com um roteiro e nomeie alguém como o moderador de tempo.
Para manter o foco e o ponto, é importante definir uma agenda para que você possa acompanhar a reunião. A preparação é a chave. Antes de marcar a reunião, certifique-se de que você já tenha um esboço do que será discutido e quanto tempo sua equipe pode levar para discuti-lo. Defina um limite de tempo para cada tópico de discussão. Além disso, se você acha que não será capaz de manter o controle, designe outra pessoa para atuar como cronometrista para que você possa se concentrar em facilitar a reunião.
Embora as reuniões presenciais possam ser melhores, as reuniões virtuais existem para permitir que você alcance seu pessoal em todo o mundo. Essas cinco dicas o ajudarão a garantir alta produtividade e eficiência durante suas reuniões virtuais.
*Richard Trevino II. “5 Ways to Lead Effective Virtual Meetings With Your Remote Teams”ENTREPRENEUR, https://www.entrepreneur.com/article/349915
Maio 11, 2020.